El diagrama de Gantt puede jugar un papel fundamental en este aspecto, porque no solo permite ver cada tarea de forma individual con el tiempo estimado de entrega, sino también conocer quién es el responsable y cuáles son las subtareas a realizar para llegar al objetivo común.
Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión en la que se plasma la planificación de un proyecto. Tiene siempre dos áreas, una en la parte izquierda en la que representan la lista de las tareas y una en la parte superior, o derecha, en la que se incluye la cronología.
Actualmente es posible realizarlo de forma online con todas las ventajas que la digitalización conlleva. La personalización que ofrecen las herramientas en las que se puede llevar a cabo es casi infinita, lo que permite al equipo estar en mejor sincronía por pequeños detalles como, por ejemplo, filtrar por color dependiendo del departamento o persona encargada, realizar una lista de tareas dentro de la tarea principal con distintas fechas límite, echar un vistazo de cómo van los demás por si se cuenta con tiempo poder ayudar a los compañeros, etc…
¿Cómo hacer un diagrama de Gantt?
Hacer un diagrama de Gantt es muy sencillo, simplemente tienes que seguir estos pasos:
Reúne al equipo - Cualquier proyecto que requiera de la participación de los trabajadores, éstos tienen que participar en el proceso de creación de los diagramas y planificación. Bien es cierto que al final es el responsable el que tiene que decidir, pero es imprescindible que todos estén en la misma mesa para deliberar para debatir qué es lo mejor que se puede hacer y cómo. En tiempos de trabajo híbrido, gracias a las herramientas que te recomendamos anteriormente, se puede hacer a distancia a través de una reunión online.
Establecer el objetivo principal - El responsable del proyecto debe comunicar cuál es el objetivo principal que se busca. Puede ser uno o varios, es decir, un diagrama de Gantt puede incluir a varios equipos o distintos objetivos separados por meses, por ejemplo. Si haces uno para el próximo trimestre, puedes tener varios objetivos a lo largo del trimestre y todos deberían quedar reflejados en el diagrama.
Decide y reparte las tareas principales - Puede ser por equipos o, lo ideal, por trabajadores. Si hay varios trabajadores encargados de una misma tarea tiene que quedar definido en cada tarjeta para que los implicados trabajen en sincronía. En base al objetivo principal, hay que realizar una serie de acciones que contribuyan a que sea cumplido. Por ejemplo, si el equipo de marketing tiene como objetivo principal incrementar la visibilidad de un producto, las subtareas pueden dividirse en redes sociales y ésta a su vez, puede dividirse en Facebook, Instagram YouTube…
Establece fechas límite - Una vez tengas decididas las tareas a realizar hay que establecer deadlines. Las fechas límites ayudan a los implicados a gestionar mejor su tiempo para tener claro qué es lo que se tiene que hacer y en que periodo de tiempo.
¡Manos a la obra! - Ya estaría todo decidido y solo falta ponerse a trabajar. Una buena idea a partir de este momento es agendar reuniones semanales opcionales para ver cómo va el proceso y comprobar si hay algún problema que impida que las tareas se estén realizando de forma óptima.
Es un proceso que no debería de llevar mucho tiempo pero no tengas prisa en realizarlo porque es mejor emplear más tiempo en la planificación, que empezar sin hacer nada y que luego haya muchos más problemas que soluciones. El tiempo es oro y para no perderlo la planificación es esencial.
Beneficios de utilizar un diagrama de Gantt
Entre los beneficios de realizar un diagrama de Gantt, podemos encontrar los siguientes:
- Facilidad de acceso - Al estar todo diagramado, puede verse con tan solo un golpe de vista. Si además lo realizas de forma online, mejora todavía más no solo porque se puede personalizar al máximo, sino porque puede ser consultado en cualquier momento y desde cualquier lugar.
- Evita malos entendidos - Con un diagrama de Gantt no se dan por hecho cosas, sino que todas las tareas quedan definidas con sus responsables y la fecha límite para llevar a cabo cada una de las tareas. Que no quede claro quién tiene que hacer qué no será un problema nunca más.
- Mejora la productividad y colaboración - Al saber qué es lo que se tiene que hacer, la concentración de las personas responsables de cada tarea se centra en ese objetivo, evitando distracciones y sabiendo priorizar qué es lo más importante en cada momento. Además, el diagrama de Gantt debe completarse con todas las personas que formarán parte del proyecto, lo cual facilita la colaboración y la dinámica de equipo sin importar si trabajan en la oficina o en casa.
- Facilita la sincronía con la empresa - Saber el objetivo global de cada iniciativa, aunque solo se esté destinado a hacer una tarea, ayuda al trabajador a conocer el objetivo común de la empresa y ver en qué se está ayudando y cómo. En una empresa es imprescindible que los trabajadores se sientan orgullosos de lo que están haciendo y ver cómo aportan al bien común es algo muy positivo.
Con toda esta información ya estarás listo para realizar un diagrama de Gantt efectivo que te ayudará a conseguir tus objetivos de forma mucho más clara. Todos los implicados estarán en la misma página trabajando duro sabiendo exactamente lo que hay que hacer y rindiendo acorde a lo esperado sin distracciones para alcanzar el bien común.
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