7 Beneficios De Utilizar Software de Gestión Empresarial
1.- Mejora de procesos internos
Una de las principales ventajas que nos vienen en mente a la hora de pensar en cómo un software de gestión empresarial puede ayudarnos es, evidentemente, la gestión de procesos internos de la empresa.
Todas las gestiones pueden verse mejoradas y optimizadas si se utiliza el programa adecuado. El nivel y porcentaje de mejora y procesos mejorables dependerá, evidentemente, de cada empresa.
Sin embargo, algunas gestiones generales como pueden ser la facturación, el procesamiento de datos o el almacenamiento de documentos o archivos, se pueden ver sustancialmente mejorados si se realizan de manera digital y se utiliza el software adecuado.
Si utilizamos un programa de gestión que permita integrarse con un OCR, conseguiremos que la transición del físico al digital sea más sencilla.
Ese mismo software podremos, además, seguir utilizándolo para digitalizar facturas u otros documentos en caso de que se trate de datos aún no digitalizados.
Si estás intrigado y quieres saber para qué sirve el reconocimiento óptico de carácteres (OCR) del que hemos hablado, recomendamos que investigues y averigues ya que puede ser una herramienta muy útil para toda empresa en proceso de digitalización.
2.- Aumento de posibilidades
El mundo analógico, además de ser cada vez más reducido, nos limita. Una empresa que aún no ha dado el paso hacia el mundo digital tiene un tope máximo limitado que no le permitirá crecer más allá de ese límite.
Por el contrario, las empresas que ya se encuentran digitalizadas, además de ser más eficientes, también pueden adaptarse a las novedades que aparecen de forma más sencilla.
Esta adaptación puede ser primordial a la hora de crecer y, sobre todo, de no quedar obsoletos. En cualquier momento una empresa puede venir y patear el tablero con una nueva propuesta más eficiente que la nuestra.
La capacidad de adaptarse y adoptarla o mejorarla depende de su gestión y también del modelo de gestión que se utiliza.
Podemos asegurar con cierta seguridad que el futuro y la próxima revolución en la gestión de las empresas será a través del mundo digital. Si nuestra empresa ya se encuentra digitalizada, será mucho más fácil adaptarse y no quedarse atrás.
Por el contrario, si aún funcionamos de forma analógica e híbrida, la adaptación será mucho más compleja y, en algunos casos, incluso imposible. Por eso es importante no perder más tiempo y hacer que nuestra empresa de el paso al mundo digital.
3.- Recopilación de datos
Si tu empresa ya está, aunque sea en parte, digitalizada o si simplemente tienes un poco de conocimiento sobre el mercado actual, sabrás la importancia que tienen los datos en el mundo digital.
Realmente, siempre tuvieron importancia durante todas las diferentes corrientes, incluso en el mundo analógico. La verdadera ventaja que nos da el uso de herramientas digitales, es que podemos recopilar y almacenar estos datos de forma automática.
Es necesario aclarar que los datos de por sí, no tienen gran valor. Se trata de un diamante en bruto. Debemos saber cómo procesarlo y qué hacer con ellos para realmente sacarles el máximo rendimiento.
Un software para asesorías de gestión que incluya un CRM puede ser la opción ideal para empezar con la gestión de datos para su posterior análisis.
El análisis de datos es quizás la actividad más importante. El mismo dato puede ser de particular interés en función del prisma con el que lo miremos.
Desde el punto de vista de marketing, de una visita o un lead se analiza el origen, su recurrencia, las páginas visitadas y donde ha pasado más tiempo.
Sin embargo, de esa misma visita, se puede revisar el recorrido, si ha dejado el carrito abandonado y en qué punto precisamente y si este patrón se ha repetido ya con otros visitantes.
De esta manera, podemos encontrar errores en la experiencia de los clientes que mejoren su satisfacción.
4.- Mejora la comunicación
Gracias al uso de programas de gestión podremos ver cómo paulatinamente la comunicación tanto interior como exterior puede mejorar.
Por un lado tenemos la comunicación interna, aquella que se realiza entre trabajadores de la misma empresa.
No nos referimos al uso de un programa específico de comunicación, aunque desde luego es una práctica muy común y recomendable. Sino a la comunicación que hay entre los distintos engranajes que componen el procesos de producción de la empresa.
Si utilizamos un software que se encarga de gestionar y supervisar todos los procesos, disminuimos exponencialmente el riesgo de un error humano que ponga en jaque el proceso.
Por otro lado, el uso de programas de gestión que incluyan elementos de contenido, tanto relacionado a las redes sociales como a la atención al cliente, pueden mejorar también nuestra relación con los clientes y las interacciones que tenemos con ellos.
5.- Satisfacción clientes
Siguiendo el hilo de lo mencionado en el punto anterior, la relación entre la mejora de los procesos internos que nos proporciona el uso de programas de gestión digital y la satisfacción del cliente es casi obvia.
Toda mejora en los procesos se verá, en última instancia, reflejada en el producto o en el servicio. La digitalización nos permite ser más eficientes y, de esta manera, ofrecer un producto de mejor calidad al mejor precio que nuestros clientes sin duda apreciarán.
Además, el servicio o método por el cual los clientes piden y reciben el producto puede también mejorar sustancialmente, a la vez que lo hará la satisfacción de nuestros clientes.
Además de mejorar la impresión de aquellos que ya son clientes, es una forma muy efectiva de ganar nuevos. No hay mejor publicidad que una reseña positiva o un cliente que comparte su experiencia satisfactoria.
Podemos afirmar, por tanto, que aunque el cambio sea principalmente interno, también hay que pensar en que puede traer beneficios indirectos para nuestros clientes.
6.- Gestión y planificación
Hemos hablado mucho de cómo los softwares pueden ayudarnos con la gestión entendida como el día a día de la empresa. Sin embargo, tienen un potencial mucho mayor que nos puede ayudar a crecer y tener una empresa cada vez más exitosa.
Anteriormente hemos mencionado los datos y cómo su análisis puede ayudarnos a mejorar determinados aspectos. Esto también puede verse desde un punto de vista macro.
Es verdad que los datos pueden ayudar a encontrar puntos mejorables de la empresa, pero también a ponernos objetivos reales y alcanzables.
Los objetivos son la gasolina que mueve las empresas. Son necesarias para seguir motivados y esforzándonos para mejorar.
Unos objetivos inalcanzables o demasiado sencillos pueden ser contraproducentes. Por eso, utilizando los softwares de gestión y analizando los datos que nos proporcionan, podremos crear una proyección real y unos objetivos que sean alcanzables y realistas.
Una vez que tengamos en mente el punto que queremos alcanzar, solo nos queda seguir esforzándonos por alcanzarlo.
7.- Ahorro de costes
El último motivo en esta lista para adoptar software de gestión digital en tu empresa, pero definitivamente no el último en importancia, es el ahorro de costes que estos programas pueden traer consigo.
Un programa que nos ayuda a ser más eficientes, es un programa que nos permite producir lo mismo o más con un menor uso de recursos. Esto se traduce en un coste menor por cada producto ya sea porque se emplean mejor los recursos o porque se agiliza el proceso.
Es necesario un desembolso inicial tanto en software como en formación, ya que de nada sirve una herramienta que nadie sabe cómo utilizar. También requiere tiempo y de un periodo de adaptación.
No podremos implementarlo de la noche a la mañana ni será un proceso automático que nos dará beneficios desde el día uno. Requiere de cierta paciencia, sobre todo, al principio, que es cuando más problemas se detectan.
Sin embargo, si hemos seleccionado el programa adecuado y trazado un plan de migración al digital óptimo, no tardaremos en ver cómo la inversión se recupera en cuanto los engranajes empiezan a funcionar de manera correcta.
No solo eso, sino que cuanto mejor sea nuestro proceso digital, mayores serán los beneficios que el uso de estos programas traerán a tu empresa.
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