El tiempo de los trabajadores es limitado y supone una inversión para las empresas. Ya no hablamos solo del salario, sino de las cotizaciones de la Seguridad Social a cargo de la empresa, los costes administrativos y los costes de formación.
Las empresas buscan maximizar sus beneficios, por lo que es imprescindible hacer un control de las horas trabajadas. Hay que tener en cuenta que, aunque solo fuera por razones administrativas, si no se lleva un control del tiempo de los empleados, esto puede dar lugar a problemas legales. Por ejemplo, si se les exige trabajar más horas de las que les corresponden, o si no se le conceden las vacaciones a las que tienen derecho.
Para que un profesional sea económicamente eficiente y rentable, debe aportar valor a la empresa. De lo contrario, la empresa que está pagando su nómina estaría perdiendo dinero y no sería sostenible en el tiempo. Este es el primer y primer motivo por el que es necesario hacer un seguimiento de las horas trabajadas de tu equipo humano.
También existe la obligación legal de hacerlo para el cumplimiento de la normativa del control horario. El Real Decreto Ley 8/2019 obliga a las empresas a que registren las horas trabajadas de sus empleados, tanto las horas ordinarias como las extraordinarias. Si no se lleva a cabo este registro, la empresa puede correr el riesgo de recibir sanciones.
Por estos motivos, es esencial que las empresas dispongan de herramientas que permitan llevar un control del tiempo.
Hay diferentes aspectos que debes considerar para optimizar la gestión del tiempo entre tus empleados.
La comunicación puede convertirse en uno de los principales obstáculos a la productividad. Cuando no existen los canales de comunicación adecuados, se carece de un registro único de datos y la información está desperdigada en diferentes ordenadores, hay un mayor riesgo de que se acabe perdiendo el tiempo en esperas y resolución de errores.
Las empresas que han implementado un software ERP y un software de gestión de RRHH cuentan con los mecanismos para que los empleados puedan trabajar en equipo, en remoto y con un registro único de datos 100% actualizado, así como un área de almacenamiento documental. La comunicación entre departamentos también experimenta notables beneficios cuando se implementan soluciones de software que eliminan las duplicidades.
Una solución de gestión del tiempo ayuda en la planificación y organización de tareas. Permite establecer qué acciones son más importantes y deben desarrollarse primero, lo que facilita que puedan desarrollarse más rápidamente y con mayor antelación.
Los directores y responsables de departamento deben establecer cuáles son las tareas según el orden de prioridad. Se trata de una manera de facilitar la organización del equipo y evitar que se produzcan malos entendidos o dificultades que puedan dilatar la realización de tareas o proyectos.
Cuando las personas de una plantilla cuentan con las herramientas tecnológicas que facilitan la comunicación y el acceso a los recursos, es más fácil trabajar de manera rápida y ágil. Esto tiene una repercusión en el rendimiento y la gestión del tiempo de las personas trabajadoras.
Otra de las fórmulas que puede ayudar a mejorar la gestión del tiempo en la empresa es impartir formación específica a los empleados para organizarse mejor y cumplir con los objetivos marcados. Esta formación puede ayudarles a aumentar su productividad y estar más motivados para realizar sus tareas con éxito.
La gestión del tiempo tiene un efecto en todas las áreas del negocio. Cuando los empleados mejoran su productividad, esto a su vez tiene repercusiones en otros empleados o departamentos cuyas tareas dependen de que otros compañeros hayan finalizado la suya.
En esta línea, es importante apostar por la mejora continua para asegurarse de que las empresas pueden hacer una buena gestión del tiempo.
Hay diferentes elementos que son cruciales. En primer lugar, la digitalización de la empresa, con herramientas de software que facilitan la comunicación en remoto y la centralización de los datos, así como herramientas que ayuden a tener el control de la trazabilidad documental.
Por otra parte, hay que habilitar mecanismos entre el área de RRHH y las personas de la plantilla, a través de un Portal del Empleado integrado en nuestro software de RRHH.
Por último, es esencial incidir en las métricas para hacer una mejora de la gestión del tiempo. Se pueden impartir cursos de formación para mejorar la productividad de los trabajadores que no cumplen los objetivos, ayudándoles así a aportar un mayor valor a la empresa y tener el rendimiento adecuado.