Una plataforma CAE es una solución SaaS (software como servicio) de gestión de documentación para la Coordinación de Actividades Empresariales y Control de Accesos. A través de ella se reclama, verifica y valida la documentación de empresa, trabajadores y maquinaria que las subcontratas deben presentar en el proceso de subcontratación. Para que una plataforma CAE pueda realmente garantizar su eficacia y utilidad, tiene que cumplir con unas características.
Lo mejor es usar una que sea líder de gestión de documentos, como ocurre en Nalanda donde la gestión documental es más que un intercambio de documentación entre todas las figuras que intervienen en ella.
La importancia de las normas ISO
Las normas ISO son unos estándares que se han impuesto a nivel internacional para poder garantizar que se cumplen unos niveles de homogeneidad en cuanto a gestión, prestación de servicios o desarrollo en la industria. La plataforma CAE que se escoja debe cumplir con los estándares de calidad y gestión establecidos por las normas ISO relevantes, porque son una herramienta que garantiza la calidad del producto. Estas normas en este caso pueden incluir ISO 9001 para la gestión de la calidad, ISO 14001 para la gestión ambiental y otras normas específicas de la industria.
Su función de prevención de riesgos laborales
Una plataforma CAE debe tener en cuenta aspectos como la seguridad y la prevención de riesgos laborales. Debe ofrecer herramientas y capacidades para analizar y evaluar los posibles riesgos asociados con un diseño o proceso de ingeniería, de modo que se puedan identificar y mitigar los peligros potenciales.
Esta parte es esencial porque se encarga de atender e incluso mejorar tanto la seguridad como la salud de los empleados. La empresa es la responsable final de sus trabajadores, y es por ello que conviene contar con un buen asesoramiento que evite un daño irreparable.
Gestionar la documentación
Una plataforma CAE eficiente tiene que facilitar la gestión de la documentación técnica necesaria para la subcontratación de servicios. Esto implica proporcionar un sistema de almacenamiento y organización de archivos, permitir la colaboración y el intercambio de datos entre diferentes usuarios, y mantener un registro claro de las versiones y revisiones de los documentos. Es decir, todo el proceso y los recursos que sean necesarios para organizar, almacenar y poder recuperar en cualquier momento la documentación necesaria.
Beneficios tanto para contratistas como para subcontratistas
La plataforma CAE puede ofrecer ventajas a contratistas y subcontratistas al proporcionarles herramientas específicas para gestionar sus proyectos y colaborar de manera efectiva con los demás actores involucrados. Esto puede incluir funciones de seguimiento del progreso, asignación de tareas, comunicación integrada y capacidad para integrarse con otras herramientas o sistemas utilizados por los contratistas.
En muchas ocasiones es inevitable esa subcontratación que además trae consigo muchos beneficios como reducir los costes en recursos humanos y los riesgos en general, aumentar la productividad, poder acceder a las últimas tecnologías e innovación empresarial; y poder así focalizarse en áreas estratégicas.
Además de las características mencionadas, una plataforma CAE fiable también debe ser fácil de usar, tener una interfaz intuitiva, contar con un buen soporte técnico y estar actualizada con las últimas tecnologías y avances en análisis y simulación de ingeniería.
El uso de una Plataforma CAE sirve para agilizar la acreditación de contratas con la red colaborativa a la vez que garantiza un servicio de calidad y seguro, además de fiable. Esto último es muy importante porque en caso de una caída del sistema se paralizaría la actividad de la empresa al no tener acceso a los centros de trabajo o a la gestión documental de las propias empresas, clientes, colaboradores, y demás actores implicados.
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