En el caso de los eventos, será importante para lograr un impacto económico positivo, por lo que las medidas para disminuir costes sin demeritar la experiencia de los asistentes y aquellas orientadas a maximizar las ganancias serán claves.

¿Cómo se mide el ROI en eventos?

Aunque sea fundamental saber el ROI, es difícil medirlo cuando se trata de eventos porque los beneficios van más allá de lo económico y del plazo inmediato. Entonces, los datos deberán tratarse de otra manera que sólo en aspectos financieros.

Los KPI más empleados son los beneficios económicos directos y los beneficios indirectos.

• Los primeros tratan de los ingresos obtenidos, que pueden venir de patrocinios, venta de entradas, distribución de productos, etc. Cualquier cosa que haya supuesto un ingreso a la empresa
• Los segundos beneficios tratan de aspectos más indirectos, pero que pueden ser medibles e impactan en la imagen y publicidad de la marca. Pueden ser: reacciones en redes sociales, menciones en medio de prensa, búsquedas en Google, otros suscriptores en el newsletter, etc.

Los beneficios se pueden calcular con un software contable y con un software especializado en marketing, ambos revisados por especialistas en sus respectivas áreas.

¿Cómo se le puede sacar el máximo provecho a los eventos?

Bien, ya tenemos la noción general de cómo se calcula el ROI y su relevancia. Ahora es momento de exponer cómo se le puede sacar el máximo provecho a cada evento que haga tu empresa.

Identifica los objetivos que quieres lograr

Los eventos tienen que estar organizados desde el objetivo que quiere lograr. Al tener metas claras, los esfuerzos de tu empresa deberán enfocarse para alcanzarlas. He aquí la relevancia.

¿Qué tipo de objetivos se pueden incluir? Pueden ser mejorar la reputación de la empresa, captar leads, fortalecer la imagen de la marca, obtener patrocinios, vender mercancía en puestos alquilados, retener clientes, etc. Son bastante variados los objetivos que puede perseguir tu empresa, pero tienen que limitarse a máximo 2, con el fin de enfocar los recursos y esfuerzos hacia ellos. Este es uno de los principios de la metodología de investigación, la cual será fundamental para que tus especialistas puedan medir y perseguir los resultados deseados.

Seleccionar con cuidado a un público objetivo delimitado

Aunque tu empresa tenga ya públicos objetivos establecidos como marca, el trabajo tiene que hacerse de nuevo al momento de hacer cualquier acción que requiera de una inversión. La idea es que el evento esté personalizado para este público: el tono, los objetivos, los intereses, la presentación, las plataformas en las que se hará el marketing digital, etc.

Hay que destacar que es mucho más efectivo y más eficiente tener un solo target, en lugar de varios, ya que determinará la manera en la que relacionará con el evento.

Todo estará orientado hacia lograr que los invitados se sientan reflejados y atraídos al evento. Mientras más personas asistan, más posibilidades hay de tener beneficios. Es importante orientar el merchandising, el tono y los intereses hacia el target, porque los asistentes se sentirán más identificados y serán más proclives a consumir, gastar dinero y seguir en redes sociales a la empresa.

Por supuesto, no olvides adaptar el espacio, tanto en comodidad como en personalización. Tent Trading puede ayudarte a optimizar estos espacios.

Promocionar el evento

Aunque suene obvio, es relevante decirlo: el evento tiene que ser promocionado para que las personas lo conozcan. La forma en la que se promociona deberá estar muy estudiada, en función del target elegido y las plataformas a utilizar. Esto tiene que ser estudiado con cuidado por el equipo de marketing de la empresa.

Las estrategias más comunes y efectivas para promocionar eventos son variadas:

• Crear una página web dedicada a explicar de qué va a tratar el evento. Una landing puede ser suficiente, mientras tenga el contenido necesario para explicar de qué va a tratar la experiencia. Aquí se pueden insertar vídeos con storytelling para generar empatía.
• Los flyers no han pasado de moda, pero lo más efectivo actualmente es que se distribuyan en forma de publicidad en Facebook, Instagram y X (antes Twitter).
• Respecto a la publicidad offline, también funcionan pancartas, carpas industriales, banners, etc. Mientras más visibilidad tengan y que se vean con intención de ofrecer algo, mejor. Evita a toda costa que parezca publicidad directamente, ya que a las personas no les gusta.
• Las notas de prensa son también una opción muy viable en el ámbito digital. Generan confianza, siempre que uses medios con buena reputación y que, de nuevo, ofrezcas experiencias y no simple publicidad.

Una campaña publicitaria atractiva y que parezca orgánica será mucho más cercana y parecerá honesta. Esto último es valioso porque la sinceridad representa confianza y proximidad, lo cual es llamativo y las personas estarán más contentas de gastar dinero en empresas que se ajusten con sus gustos y valores.

Recuerda que se trata de promover tu evento, hacerlo visible y explicarle a los expectadores por qué querrían asistir.

Elegir a los patrocinadores correctos

Los patrocinadores tienen intereses financieros y de valores al momento de apoyar económicamente un proyecto. Encuentra las organizaciones y personalidades que se alineen con lo que busca tu empresa.

También hay que decir que los patrocinios suelen tener sus condiciones, como puede ser un porcentaje de las ganancias, publicidad, reconocimiento, influencia en la creación o distribución de un producto, etc.

Lo relevante aquí es que no cedas ante tratos que no sean convenientes para tu empresa. A nivel financiero, los costos y beneficios que tengas con respecto a los patrocinadores, también será algo que debas contar.

Establecer tarifas y costos realistas

Las personas que asisten a eventos buscan beneficiarse de la empresa en cuestión. No es solo buscar que los asistentes gasten su dinero, sino que los interesados también se lleven algo positivo, sea material o intangible. Si vas a vender algo, hazlo de forma que sea atractiva y con un precio asumible por el público al que te diriges. Por ejemplo, no es igual un target de 20 a 30 años que quienes superan los 40, en cuanto a cuestiones financieras e intereses.

El fin de los eventos es obtener beneficios, es lógico, pero puedes ganar más si ajustas los precios de acuerdo a la capacidad económica de los asistentes y justificando la venta de lo ofrecido. Es decir, qué ganan las personas con ir al evento o con comprar el merchandising.