Recuerda que no debes esperar a alcanzar una condición de riesgo para comenzar a hacer cambios en tu organización. Toma las previsiones que sean necesarias, incluso más en esta economía actual tan cambiante e inestable.
¿Cómo se beneficia la empresa al controlar los gastos?
A pesar de que esta tarea puede resultar un poco tediosa, se deben tomar en cuenta todos los aspectos necesarios para asegurarnos de que la empresa está siendo dirigida por el camino indicado. Controlar los gastos trae beneficios a tu empresa. Algunos tienen que ver con el manejo de dinero, otros tienen que ver con la estabilidad.
Entre los beneficios más resaltantes tenemos:
-Se detectan los gastos innecesarios: al identificar en qué se gasta el dinero, se puede determinar si estos gastos son realmente necesarios. De lo contrario, se deben descartar los gastos superfluos que no traigan ningún beneficio para la empresa.
-Se pueden llevar estadísticas: es importante llevar indicadores de gestión en tu empresa. De esta manera podrás analizar a detalle qué está sucediendo y cómo puedes optimizar cada recurso. Trabaja en función de un presupuesto y analízalo mensualmente.
-Se lleva un mejor negocio: el propósito de cada empresa es ser lo suficientemente rentable para cubrir todos los gastos operativos y al mismo tiempo obtener ganancias. Con un control exhaustivo en los gastos el negocio podrá ser más sólido y productivo.
-Se evitan problemas a largo plazo: al mantener un buen historial financiero, la empresa crea una reputación que le permite mantener buenas relaciones con sus clientes, proveedores y entidades bancarias.
Recuerda que estas recomendaciones aplican para cualquier tipo de negocio, sin importar si se trata de una empresa consolidada o de una que esté iniciando. Tú mismo puedes descubrir las claves para alcanzar el éxito.
Para que estas acciones se puedan consolidar efectivamente, se debe tener presente que el éxito de un negocio se determina por la determinación que exista de cumplir cada objetivo. De tal manera, existe una serie de pasos que ayudan a definir las estrategias necesarias, los cuales son presentados a continuación:
1. Lleva registro de cada gasto
El primer paso que debes seguir es llevar un registro exhaustivo de cada gasto que efectúes. Utiliza alguna de las herramientas que ofrecen los paquetes de computación. Trata de que el programa que utilices sea lo suficientemente sencillo para que el manejo de las cuentas pueda realizarse sin inconvenientes.
Para llevar un control más directo, debes archivar las facturas que te entregan los proveedores y registrar las cuentas en tu libro de gastos. De igual forma, es importante que conserves los tickets de compras hasta que puedas registrar cada uno en tu sistema. Si realizas algún otro desembolso, asegúrate de que la razón del mismo sea lo suficientemente específica y añádelo a tus registros.
Después de que hayas registrado todos estos gastos, debes categorizarlos e identificar si se trata de transporte, alquiler, seguros, o cualquier otra razón.
2. Controla el capital y asegúrate de tomar buenas decisiones
Una vez que hayas incluido cada gasto en tu libro de registros y los mismos se encuentren categorizados, el siguiente paso es el análisis y control de cada desembolso que se haya realizado.
Determina si hay gastos innecesarios. De ser este el caso, identifica la razón de los mismos y descártalos para futuras ocasiones. En este punto debes ser lo suficientemente práctico y objetivo.
Si existe la manera de abaratar algún coste, revisa a detalle cada uno de estos y determina si pueden ser sustituidos por otros cuyo costo sea menor. Incluso puedes negociar con los proveedores para tratar de obtener alguna rebaja. Busca distintas alternativas y compáralas para determinar cuál es la mejor.
Es cierto que durante algunos meses los ingresos y egresos varían. Esto se debe al ritmo que marque el mercado en determinados momentos. Cuando se trate de incremento en los gastos, presta atención a cada uno de ellos para determinar el motivo que originó tal subida.
3. Haz presupuestos
Cada empresa o negocio debe manejarse con un determinado presupuesto operativo. Es decir, se calculan los ingresos que se obtienen y se determina si el negocio resulta rentable.
Después de comenzar a aplicar el método de control de gastos, obtendrás los resultados y aprendizajes que te permitirán mejorar tu gestión. De esta manera, podrás reimpulsar tu negocio siguiendo una ruta de pasos que evitarán la improvisación. Así mismo, conseguirás todas las metas que tengas definidas sin gastar más dinero del presupuestado.
4. Sé realista
Aunque seas una persona bastante optimista, debes tener claro que las cosas a veces no fluyen de la manera que esperamos. Por tal razón, debemos mirar muy de cerca cada aspecto que afecte de alguna manera a nuestra planificación.
Toma previsiones para aquellas situaciones que puedan salirse de control. Recuerda que no es recomendable actuar cuando algo suceda, sino estar preparados para cualquier imprevisto.
5. Solicita ayuda financiera
Incluso aunque tengas claro todo lo relacionado con tu negocio, nunca está de más escuchar la opinión de un experto. De esta manera puedes delegar algunas de tus funciones y escuchar los consejos que esta persona te brinda.
Gracias a los avances de la tecnología, las asesorías pueden ser a distancia. Comparte vía correo electrónico el material que necesites que sea verificado y mantente en constante comunicación telefónica con tu asesor.
Los resultados de haber implementado un sistema integral de control de gastos pueden evidenciarse a corto plazo. Además de aprender más acerca de los costos de la actividad de tu empresa, también comenzarás a descastar gastos que no son necesarios para tener un estado financiero estable.
Debes tomar decisiones inteligentes que sean basadas en datos reales y mantenerte al ritmo que marquen los mercados. Creando una rutina de costos que sea fácil de seguir, tu negocio podrá consolidarse como uno de los más exitosos en el sector.
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