En la sala de reuniones

Aunque hayáis conseguido esa primera reunión no podéis relajaros. Pensad que vuestra contraparte china os pondrá a prueba en todo momento con lo que debéis de preparar muy bien ese primer encuentro. Para impresionar a vuestra contraparte china debéis en primer lugar preparar muy bien la documentación que vais a presentar. Pensad que a los empresarios chinos les encanta contar con información detallada de todo lo que se vaya a tratar durante la reunión. De hecho si sois muy exhaustivos en este punto podéis reducir mucho el riesgo de los malos entendidos tan frecuentes en las negociaciones con China.

Incluso antes de reuniros con vuestro socio chino os recomiendo que enviéis toda la información sobre los miembros integrantes de vuestra delegación y los temas que se tocarán durante la misma. De este modo le daréis tiempo suficiente a la empresa china para que decida qué miembros se reunirán con vosotros teniendo en cuenta los temas que se tratarán durante la reunión. Acordaros de que no podéis ir directos al grano una vez sentados en la mesa. Haced uso de los famosos rompehielos. Pensad que vuestra contraparte oriental os hará preguntas para conocer vuestro entorno y vuestros contactos. Haced vosotros lo mismo. Cuanto más sepáis sobre vuestra contraparte mayores probabilidades de éxito tendréis.

Si bien es cierto que nosotros damos toda la fuerza vinculante a lo que esté por escrito acordaros de que los empresarios chinos dan más importancia a la palabra. Dicho esto, no os sorprendáis si a pesar de haber firmado el acuerdo la empresa china os pide algún cambio de última hora. Del mismo modo, cuidado con lo que decís durante las negociaciones ya que todo lo que digáis durante la reunión ya será vinculante y vuestra contraparte china luego os exigirá que cumpláis con vuestra palabra. En demasiadas ocasiones, cuando el empresario occidental ve que la negociación se ha estancado en un punto o condición su opción es afirmar que ya se tratará ese punto en otro momento y que a lo mejor se puede variar algo con la esperanza de que su socio chino flexibilice su posición y la negociación siga adelante.

En China las reuniones no acostumbran a realizarse en la oficina sino en la sala de conferencias. Debéis tener presente que los asistentes de mayor rango tendrán un sitio asignado con lo que es importante que esperéis a que sean ellos los que os indiquen cuál es vuestro asiento. Si vuestra contraparte china viene a visitaros haced vosotros lo mismo y asignad asientos para los miembros más importantes de la delegación teniendo siempre en cuenta las normas de protocolo. Es muy importante que seáis puntuales. De hecho, en la cultura oriental es mejor llegar 5 minutos antes que 5 minutos después. Cuando lleguéis seréis recibidos por un representante de la empresa que os llevará a la sala de reuniones en la que ya os estará esperando la delegación china. Os recomiendo que lleguéis todos al mismo tiempo y si sois vosotros los que recibís a vuestros socios chinos intentad hacer lo mismo.

En el momento de hacer las presentaciones tened en cuenta que en ocasiones no todos los miembros de la delegación serán presentados. Por regla general los observadores o los que no toman decisiones no serán presentados. Debéis tener presente que la reunión tendrá lugar entre los miembros de mayor rango y el resto de miembros de la delegación sólo participarán si se les pide que hablen de forma expresa. Si deseáis dirigiros a un miembro en concreto de la delegación pedir permiso primero a la persona de mayor rango. Así mismo, generalmente, habrá un miembro de la delegación china que estará escribiendo absolutamente todo lo dicho durante la reunión. Tened muy claro que esa persona no tendrá ningún poder de decisión.

Dirigiros siempre a la persona/as de mayor rango. Incluso cuando tengáis la impresión de que vuestro colega chino no presta atención a lo que estáis diciendo continuad hablando con ellos. No cometáis el error de centrar vuestra atención en el miembro de la delegación que tome notas o incluso asienta más con la cabeza. Acordaros de que el hecho de asentir con la cabeza o emitir sonidos no son indicación alguna de que estén aceptando las condiciones o que les esté gustando lo que estáis diciendo. Cuidado, con este tipo de confusiones.

Es más, evitad centrar vuestra atención en el traductor. Si bien es cierto que os puede ayudar enormemente durante la negociación vosotros tenéis que mirar a los miembros de mayor rango. Otro detalle que no podéis olvidar es que no debéis interrumpir a vuestros interlocutores. Esperad a que acaben de hablar contando con los famosos silencios. Los empresarios chinos suelen utilizar los silencios como estrategia para arrancar más concesiones a su contraparte occidental. ¿Os acordáis de lo que os he indicado unas frases más arriba sobre la importancia de la palabra para la cultura oriental? No comprometáis vuestra posición negociadora por incontinencia verbal.

Finalmente, os recomiendo que al final de la reunión volváis a recordar lo que se ha acordado durante la reunión y que luego lo paséis por escrito para de este modo evitar cualquier confusión que luego os pueda costar el acuerdo. Si bien es cierto que en China no se da tanta importancia al papel de cara a posibles litigios os recomiendo que todo esté por escrito. Del mismo modo, el hecho de enviar a posteriori un escrito con todo lo acordado en la reunión puede ser una buena herramienta de seguimiento una vez que salga adelante el acuerdo. Pensad que la cultura oriental es extremadamente formal con lo que cuanto mayor sea vuestro conocimiento de su protocolo y sus costumbres en los negocios mejor será vuestra posición negociadora.